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物业档案数字化整理委托合同免费合同模板

适用于物业纸质及既有电子档案整理和数字副本交付，分别约定原件保管、扫描索引质量、数据访问、验收补正与原件返还，不默认扫描后可销毁。

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文件格式：可编辑 Word（.docx） · 模板版本：2026-10 · 页面更新日期：2026-10-08

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适用场景与使用提醒

适用于物业纸质及既有电子档案整理和数字副本交付，分别约定原件保管、扫描索引质量、数据访问、验收补正与原件返还，不默认扫描后可销毁。

先清点原件状态、页数和真实授权；涉密或特殊档案先核适用条件与能力，普通稿不宣称符合所有档案技术标准。 数字副本不当然代替依法需保存的原件，OCR校对不得擅改原档案实质内容。

• 管理权限与服务范围
• 费用、维护与交接记录
• 共有权、公开与责任

需要填写的 73 项合同信息

填写后可免费生成 Word。未填写项保留为待补齐提示，填写和生成在当前浏览器完成。

• 甲方名称：甲方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 甲方真实主体类型及必要身份资料：甲方真实主体类型及必要身份资料。对应条款：双方信息
• 甲方有权委托依据：甲方有权委托依据。对应条款：双方信息
• 甲方联系人及通知地址：甲方联系人及通知地址。对应条款：双方信息
• 乙方名称：乙方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 乙方真实主体类型及必要身份资料：乙方真实主体类型及必要身份资料。对应条款：双方信息
• 乙方联系人及通知地址：乙方联系人及通知地址。对应条款：双方信息
• 数档区域类型年代及处理批次：数档区域类型年代及处理批次。对应条款：原档案清点与范围
• 数档卷件页口径原件及电子件现状：数档卷件页口径原件及电子件现状。对应条款：原档案清点与范围
• 数档扫描整理访问授权及限制：数档扫描整理访问授权及限制。对应条款：处理授权和原件保护
• 数档原件接收保管人员及退库办法：数档原件接收保管人员及退库办法。对应条款：处理授权和原件保护
• 数档试样批次试样期限及确认方法：数档试样批次试样期限及确认方法。对应条款：试样与索引标准
• 数档图像目录命名及实选质量标准：数档图像目录命名及实选质量标准。对应条款：试样与索引标准
• 数档OCR范围校对及不可辨标注：数档OCR范围校对及不可辨标注。对应条款：试样与索引标准
• 数档批次节点场所设备及负责人：数档批次节点场所设备及负责人。对应条款：进度与访问隔离
• 数档委托处理目的期限方式种类措施职责及监督：数档委托处理目的期限方式种类措施职责及监督。对应条款：进度与访问隔离
• 数档原件返还及数字副本交付时间接收人：数档原件返还及数字副本交付时间接收人。对应条款：原件返还与副本交付
• 数档验收抽样索引核对标准及期限：数档验收抽样索引核对标准及期限。对应条款：验收缺漏与补正
• 数档缺漏补正期限及复验方法：数档缺漏补正期限及复验方法。对应条款：验收缺漏与补正
• 数档计价单位含税标准及付款节点：数档计价单位含税标准及付款节点。对应条款：计价与阶段核费
• 数档应退方式及履行期限：数档应退方式及履行期限。对应条款：计价与阶段核费
• 数档退出交回权限撤销缓存删除及必要留存安排：数档退出交回权限撤销缓存删除及必要留存安排。对应条款：退出安全与违约责任
• 甲方真实有权签署人及权限：甲方真实有权签署人及权限。对应条款：签署
• 甲方实际签署日期：甲方实际签署日期。对应条款：签署
• 乙方真实有权签署人及权限：乙方真实有权签署人及权限。对应条款：签署
• 乙方实际签署日期：乙方实际签署日期。对应条款：签署
• 数档实批次卷件页及破损缺页：数档实批次卷件页及破损缺页。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实原件接收人日期及位置：数档实原件接收人日期及位置。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实试样文件确认人日期：数档实试样文件确认人日期。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实格式目录及不可辨处理：数档实格式目录及不可辨处理。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实副本文件数格式介质校验清单：数档实副本文件数格式介质校验清单。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实打开结果及原件关联：数档实打开结果及原件关联。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实缺漏及原因核查：数档实缺漏及原因核查。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实补正版本日期及复验：数档实补正版本日期及复验。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实返还卷件页异常及未还项：数档实返还卷件页异常及未还项。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实原件接收人日期及凭证：数档实原件接收人日期及凭证。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实权限缓存备份处理证据：数档实权限缓存备份处理证据。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实最小留存依据期限或无：数档实最小留存依据期限或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实未决责任及接续人：数档实未决责任及接续人。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档币种及金额单位：数档币种及金额单位。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实完成范围及计价依据：数档实完成范围及计价依据。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实有效减免及证据或无：数档实有效减免及证据或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档最终有效应付：数档最终有效应付。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档此前原付款总额：数档此前原付款总额。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档此前实退：数档此前实退。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档当前尚付：数档当前尚付。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档约定付款日期及确认账户：数档约定付款日期及确认账户。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档本次实付：数档本次实付。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实付日期账户流水：数档实付日期账户流水。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档付后尚付：数档付后尚付。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出项目责任方及合法依据或无：数档另约支出项目责任方及合法依据或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出有效应付或无：数档另约支出有效应付或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出此前净实付或无：数档另约支出此前净实付或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出计划日及账户或无：数档另约支出计划日及账户或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出本次实付额或无：数档另约支出本次实付额或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出实付日期账户流水或无：数档另约支出实付日期账户流水或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档另约支出尚付待退或无：数档另约支出尚付待退或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档应退本金总额：数档应退本金总额。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档本次前尚退：数档本次前尚退。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档应退期限及真实退款方：数档应退期限及真实退款方。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档本次实退：数档本次实退。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档实退款日账户流水：数档实退款日账户流水。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档退后尚退：数档退后尚退。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项依据期间及排重或无：数档条件性款项依据期间及排重或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项有效应付或无：数档条件性款项有效应付或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项此前实付或无：数档条件性款项此前实付或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项本次实付或无：数档条件性款项本次实付或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项计划日账户或无：数档条件性款项计划日账户或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项实日期流水或无：数档条件性款项实日期流水或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档条件性款项尚付待退或无：数档条件性款项尚付待退或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档真实双方核对人及日期：数档真实双方核对人及日期。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档真实凭证索引及未决项：数档真实凭证索引及未决项。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单
• 数档差额后续期限及责任方或无：数档差额后续期限及责任方或无。对应条款：附件1 物业档案原件与数字副本核验单

物业档案数字化整理委托合同全文预览

物业档案数字化整理委托合同

填写说明：适用于物业纸质及既有电子档案整理和数字副本交付，分别约定原件保管、扫描索引质量、数据访问、验收补正与原件返还，不默认扫描后可销毁。先清点原件状态、页数和真实授权；涉密或特殊档案先核适用条件与能力，普通稿不宣称符合所有档案技术标准。 数字副本不当然代替依法需保存的原件，OCR校对不得擅改原档案实质内容。本文件为通用起草参考，签署前请结合实际情况核实正文；空白及附件按对应事项填写、确认。

甲方（有权管理档案的委托方）：【甲方名称】；真实主体类型及必要身份资料【甲方真实主体类型及必要身份资料】；有权委托依据【甲方有权委托依据】；联系人及通知地址【甲方联系人及通知地址】。

乙方（数字化整理服务方）：【乙方名称】；真实主体类型及必要身份资料【乙方真实主体类型及必要身份资料】；联系人及通知地址【乙方联系人及通知地址】。

第1条 原档案清点与范围

项目区域、档案类型年代和允许处理批次【数档区域类型年代及处理批次】，卷件页数量口径、原件破损缺页与既有电子件状态【数档卷件页口径原件及电子件现状】共同确认。原件交接按《物业档案原件与数字副本核验单》逐批签认，未经授权不扩展到全部业主资料或其他管理主体档案。

第2条 处理授权和原件保护

甲方核实管理权限及扫描整理访问依据【数档扫描整理访问授权及限制】，对涉密、特殊保管或禁止外借材料先核法律条件；不满足则停相应范围另依法安排。原件接收、存放、人员进出及逐日退库办法【数档原件接收保管人员及退库办法】明确，乙方承担合理保管职责，不因数字化排除物理损坏灭失责任，不擅拆装订或带离场所。

第3条 试样与索引标准

先交【数档试样批次试样期限及确认方法】，明确图像格式、可读性、分辨率或色彩按实选标准、目录字段与命名【数档图像目录命名及实选质量标准】。OCR范围、人工核对方法与原文不可辨识标注【数档OCR范围校对及不可辨标注】约定，保留原图；不得为了搜索把原合同金额日期、签名或内容实质改写，未采用标准不声称通过认证。

第4条 进度与访问隔离

各批交付节点、允许工作场所设备和负责人【数档批次节点场所设备及负责人】确定，设备、扫描缓存、存储介质和备份仅限授权。涉及委托处理个人信息时，处理目的期限、方式种类、保护措施、双方职责及甲方监督【数档委托处理目的期限方式种类措施职责及监督】明确；未经甲方同意不得转委托，原始资料不得上传未批准云端、模型接口或作训练。仅依法处理履约必要的联系、权限和交接资料，落实真实合法处理依据、必要告知及最小访问权限，不索取与本服务无关的身份、账户或其他资料，不另作营销。确需处理敏感个人信息时，须有特定目的、充分必要性并采取严格保护措施，事前依法特别告知处理必要性及对个人权益的影响，落实依法要求的单独同意或其他适用合法依据、依法不告知的例外。发生或可能发生泄露、篡改、丢失时，乙方立即采取必要保护和补救措施，及时向甲方提供相关事实、影响及处置记录，协助实际负有法定义务的主体依法报告、通知和保护个人权益，不以尚未确认事故为由延误；对外通知及报告依真实处理关系和法律确定，不把甲方内部通知替代法定义务。乙方仅按实际有效委托范围处理资料，协助甲方受理并依法处理个人查阅复制、更正补充、删除等权利请求；未经甲方同意不得转委托，不以本合同替代个人处理依据。

第5条 原件返还与副本交付

按【数档原件返还及数字副本交付时间接收人】分别移交原件和只读副本、目录、校验清单，记录介质、文件数量和打开验证。原件与副本分别签认，不以硬盘交付视为全部原件已归还；扫描完成不默认销毁，确需销毁只能依另行合法明确指令和适用程序办理，本合同不授一般销毁权。

第6条 验收缺漏与补正

验收样本数量抽取方式、全量索引核对、读打开标准及期限【数档验收抽样索引核对标准及期限】确定，缺页、倒页、不可读、目录错挂或校验不符列明原档案还是加工原因。乙方在【数档缺漏补正期限及复验方法】修正自身不符，重交版本保留差异记录；未回复不视为未交副本已合格，验收不免依法隐蔽缺陷责任。

第7条 计价与阶段核费

按真实卷、件、页或固定批次及含税标准【数档计价单位含税标准及付款节点】执行，重复扫描因自身缺陷不重复收费；追加范围须书面确认。提前终止按实际完成、可用及依法有效应付项目核费，未履行预付款核退，合法必要支出和依法利息另列依据与实款；应退方式期限【数档应退方式及履行期限】不得以资料返还为交换条件。

第8条 退出安全与违约责任

解除、验收完成或到期时按【数档退出交回权限撤销缓存删除及必要留存安排】归还原件和成果、撤回访问、处理设备缓存和备份，出具真实交接删除记录，依法需留存的最小记录另注明依据。原件损坏灭失、资料泄露、擅自销毁或篡改造成损失依法承担责任，不以已交副本一概免责；协商不成向依法有管辖权人民法院起诉。个人信息委托合同不生效、无效、被撤销或终止时，依法返还或删除受托个人信息，不保留无授权副本；依法确需保存或暂难删除的，按适用规则限于必要存储及保护措施，停止其他处理。

附件清单

1. 物业档案原件与数字副本核验单（按对应事项填写并由有关主体确认）

签署

甲方签字或盖章；真实有权签署人及权限【甲方真实有权签署人及权限】；实际签署日期【甲方实际签署日期】。

乙方签字或盖章；真实有权签署人及权限【乙方真实有权签署人及权限】；实际签署日期【乙方实际签署日期】。

附件1 物业档案原件与数字副本核验单

本附件记录本次实际业务，未执行、未核验或无该事项时明确写待核或无，不把计划、内部签字写成已完成。

仅在相同计费范围、币种和单位内核账。净实付＝此前原付款总额减同范围此前实退；当前尚付＝最终有效应付减净实付的正余额，超付另核应退。应退本金总额＝此前原付款总额减最终有效应付的正余额，本次前尚退＝应退本金总额减此前实退的正余额，实退后再扣本次实退得退后尚退；此前退款只扣一次。若此前实退超过最终应退，按净实付不足核当前尚付，不另重复加反向退款。另约支出、代收公款及条件性利息分开，不把发票、抵账、预算或未决损失作为已到账。核对过程不得拖延依法应履行的退款或资料返还。

物业档案原件与数字副本核验单业务记录

原件现状：真实批次编号卷件页数及破损缺页【数档实批次卷件页及破损缺页】；实接收人员日期封存位置【数档实原件接收人日期及位置】。

试样标准：实际试样文件与确认人日期【数档实试样文件确认人日期】；实格式目录字段及不可辨处理【数档实格式目录及不可辨处理】。

数字批次：实交副本文件数格式介质与校验值清单【数档实副本文件数格式介质校验清单】；打开核验结果及原件关联【数档实打开结果及原件关联】。

缺漏复验：真实缺页倒页错挂和原件加工原因【数档实缺漏及原因核查】；补正版本日期复验结果【数档实补正版本日期及复验】。

原件交回：实际返还卷件页、异常与未还项【数档实返还卷件页异常及未还项】；真实接收人日期与凭证【数档实原件接收人日期及凭证】。

数据退出：实交权限撤销设备缓存备份处理证据【数档实权限缓存备份处理证据】；法定最小留存依据期限或无【数档实最小留存依据期限或无】；未决责任及接续人【数档实未决责任及接续人】。

物业档案原件与数字副本核验单款项分别核对

有效服务计费：币种及单位【数档币种及金额单位】；本次真实完成范围和计价依据【数档实完成范围及计价依据】；依法或有效约定减免及证据【数档实有效减免及证据或无】；本范围最终有效应付【数档最终有效应付】。

付款与尚付：此前原付款总额（未扣退款）【数档此前原付款总额】；同范围此前实退【数档此前实退】；当前尚付【数档当前尚付】；约定付款日期及责任方确认账户【数档约定付款日期及确认账户】；本次实付【数档本次实付】；实付日期账户流水【数档实付日期账户流水】；付后尚付【数档付后尚付】。

另约必要支出：项目、真实责任方及合法依据或无【数档另约支出项目责任方及合法依据或无】；确认有效应付【数档另约支出有效应付或无】；此前净实付（原付减已退）【数档另约支出此前净实付或无】；计划付款日期与实际收款账户【数档另约支出计划日及账户或无】；本次实付【数档另约支出本次实付额或无】；实付日期、确认收款账户及流水【数档另约支出实付日期账户流水或无】；尚付或待退【数档另约支出尚付待退或无】。

应退本金：本范围应退本金总额（未扣前退）【数档应退本金总额】；此前退款总额仅扣一次，本次前尚退【数档本次前尚退】；应退履行期限及真实退款方【数档应退期限及真实退款方】；本次实退【数档本次实退】；真实退款日、付款方确认收款账户与流水【数档实退款日账户流水】；退后尚退【数档退后尚退】。

条件性利息与费用：利息、补偿或其他法定款项依据、期间及排重或无【数档条件性款项依据期间及排重或无】；有效应付【数档条件性款项有效应付或无】；此前实付【数档条件性款项此前实付或无】；本次实付【数档条件性款项本次实付或无】；计划履行日和收款账户【数档条件性款项计划日账户或无】；实际日期流水【数档条件性款项实日期流水或无】；尚付或待退【数档条件性款项尚付待退或无】。

双方实核：真实核对人及日期【数档真实双方核对人及日期】；凭证索引及未决项【数档真实凭证索引及未决项】；差额后续履行期限及责任方【数档差额后续期限及责任方或无】。

需要准备的附件

• 物业档案原件与数字副本核验单

依据与参考来源

民法典委托、保管及相关物业服务规则；个人信息保护法；涉及业主共同决定和公共收益时依法处理。

• https://www.cac.gov.cn/2020-06/01/c_15925617772683192.htm
• https://htsfwb.samr.gov.cn/View?id=2d7cb2dc-8e13-4dcb-bc17-f60f6598861b
• https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/bgt/art/2023/art_60fb3863b7364b759123a42d1df568ca.html
• https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/bgt/art/2023/art_f716cd25569f491a80528f22e8da464e.html
• https://www.cac.gov.cn/2021-08/20/c_1631050028355286.htm

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