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业主委员会档案事务协助合同免费合同模板

适用于业委会会议、表决及公开账目档案的事务性整理，核对签署授权、名单版本和原始记录，支持合法查询与换届交接，不代替业主投票或决定。

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文件格式：可编辑 Word（.docx） · 模板版本：2026-10 · 页面更新日期：2026-10-08

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适用场景与使用提醒

适用于业委会会议、表决及公开账目档案的事务性整理，核对签署授权、名单版本和原始记录，支持合法查询与换届交接，不代替业主投票或决定。

确认业委会及签约人权限，重大事项仍须真实法定程序，不能靠服务合同补成已通过。 原始表决材料与后续整理记录分开，公开账目不等于公开业主身份证、电话和签名。

• 管理权限与服务范围
• 费用、维护与交接记录
• 共有权、公开与责任

需要填写的 71 项合同信息

填写后可免费生成 Word。未填写项保留为待补齐提示，填写和生成在当前浏览器完成。

• 甲方名称：甲方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 甲方真实主体类型及必要身份资料：甲方真实主体类型及必要身份资料。对应条款：双方信息
• 甲方有权委托依据：甲方有权委托依据。对应条款：双方信息
• 甲方联系人及通知地址：甲方联系人及通知地址。对应条款：双方信息
• 乙方名称：乙方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 乙方真实主体类型及必要身份资料：乙方真实主体类型及必要身份资料。对应条款：双方信息
• 乙方联系人及通知地址：乙方联系人及通知地址。对应条款：双方信息
• 会档组织身份任期签约依据及区域：会档组织身份任期签约依据及区域。对应条款：主体授权与档案清单
• 会档共同决定事项程序及依据或待核：会档共同决定事项程序及依据或待核。对应条款：主体授权与档案清单
• 会档会议表决账目档案整理范围：会档会议表决账目档案整理范围。对应条款：主体授权与档案清单
• 会档服务起止日期：会档服务起止日期。对应条款：主体授权与档案清单
• 会档原件接收编号现状及交接办法：会档原件接收编号现状及交接办法。对应条款：原始材料与名单版本
• 会档通知会议表决选聘及名单版本或无：会档通知会议表决选聘及名单版本或无。对应条款：原始材料与名单版本
• 会档分类编号目录关联及存储标准：会档分类编号目录关联及存储标准。对应条款：分类归档与查询程序
• 会档合法查阅范围核验时限及脱敏办法：会档合法查阅范围核验时限及脱敏办法。对应条款：分类归档与查询程序
• 会档共有收支原凭证索引及分类口径：会档共有收支原凭证索引及分类口径。对应条款：共有收支与公开异议
• 会档公开周期范围及异议核查期限：会档公开周期范围及异议核查期限。对应条款：共有收支与公开异议
• 会档处理人保管地点及访问权限：会档处理人保管地点及访问权限。对应条款：人员访问与档案保护
• 会档处理目的期限种类方式措施职责及监督：会档处理目的期限种类方式措施职责及监督。对应条款：人员访问与档案保护
• 会档合法费用承担方计价含税标准及付款节点：会档合法费用承担方计价含税标准及付款节点。对应条款：费用验收与换届交回
• 会档目录完整性验收及缺漏补正期限：会档目录完整性验收及缺漏补正期限。对应条款：费用验收与换届交回
• 会档交回时间有权接收人及权限撤销：会档交回时间有权接收人及权限撤销。对应条款：费用验收与换届交回
• 会档应退方式及期限：会档应退方式及期限。对应条款：费用验收与换届交回
• 甲方真实有权签署人及权限：甲方真实有权签署人及权限。对应条款：签署
• 甲方实际签署日期：甲方实际签署日期。对应条款：签署
• 乙方真实有权签署人及权限：乙方真实有权签署人及权限。对应条款：签署
• 乙方实际签署日期：乙方实际签署日期。对应条款：签署
• 会档实组织任期签约权限及程序证据：会档实组织任期签约权限及程序证据。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实待补争议授权项或无：会档实待补争议授权项或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实通知会议表决选聘材料数量版本：会档实通知会议表决选聘材料数量版本。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实名单版本来源及缺漏：会档实名单版本来源及缺漏。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实分类编号目录及原件位置：会档实分类编号目录及原件位置。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实查询核验脱敏交付或无：会档实查询核验脱敏交付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实共有收入成本支出凭证索引：会档实共有收入成本支出凭证索引。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实公开时间范围及异议核查：会档实公开时间范围及异议核查。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实验收补正及未决异议：会档实验收补正及未决异议。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实交回原件目录人日期及撤权限：会档实交回原件目录人日期及撤权限。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档币种及金额单位：会档币种及金额单位。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实完成范围及计价依据：会档实完成范围及计价依据。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实有效减免及证据或无：会档实有效减免及证据或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档最终有效应付：会档最终有效应付。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档此前原付款总额：会档此前原付款总额。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档此前实退：会档此前实退。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档当前尚付：会档当前尚付。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档约定付款日期及确认账户：会档约定付款日期及确认账户。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档本次实付：会档本次实付。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实付日期账户流水：会档实付日期账户流水。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档付后尚付：会档付后尚付。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出项目责任方及合法依据或无：会档另约支出项目责任方及合法依据或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出有效应付或无：会档另约支出有效应付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出此前净实付或无：会档另约支出此前净实付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出计划日及账户或无：会档另约支出计划日及账户或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出本次实付额或无：会档另约支出本次实付额或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出实付日期账户流水或无：会档另约支出实付日期账户流水或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档另约支出尚付待退或无：会档另约支出尚付待退或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档应退本金总额：会档应退本金总额。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档本次前尚退：会档本次前尚退。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档应退期限及真实退款方：会档应退期限及真实退款方。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档本次实退：会档本次实退。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档实退款日账户流水：会档实退款日账户流水。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档退后尚退：会档退后尚退。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项依据期间及排重或无：会档条件性款项依据期间及排重或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项有效应付或无：会档条件性款项有效应付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项此前实付或无：会档条件性款项此前实付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项本次实付或无：会档条件性款项本次实付或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项计划日账户或无：会档条件性款项计划日账户或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项实日期流水或无：会档条件性款项实日期流水或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档条件性款项尚付待退或无：会档条件性款项尚付待退或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档真实双方核对人及日期：会档真实双方核对人及日期。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档真实凭证索引及未决项：会档真实凭证索引及未决项。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单
• 会档差额后续期限及责任方或无：会档差额后续期限及责任方或无。对应条款：附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单

业主委员会档案事务协助合同全文预览

业主委员会档案事务协助合同

填写说明：适用于业委会会议、表决及公开账目档案的事务性整理，核对签署授权、名单版本和原始记录，支持合法查询与换届交接，不代替业主投票或决定。确认业委会及签约人权限，重大事项仍须真实法定程序，不能靠服务合同补成已通过。 原始表决材料与后续整理记录分开，公开账目不等于公开业主身份证、电话和签名。本文件为通用起草参考，签署前请结合实际情况核实正文；空白及附件按对应事项填写、确认。

甲方（有权签署的业主委员会或依法授权主体）：【甲方名称】；真实主体类型及必要身份资料【甲方真实主体类型及必要身份资料】；有权委托依据【甲方有权委托依据】；联系人及通知地址【甲方联系人及通知地址】。

乙方（档案事务协助方）：【乙方名称】；真实主体类型及必要身份资料【乙方真实主体类型及必要身份资料】；联系人及通知地址【乙方联系人及通知地址】。

第1条 主体授权与档案清单

业主组织身份、有效任期、签约依据及协助区域【会档组织身份任期签约依据及区域】确认，涉及依法共同决定的事项保留真实程序材料【会档共同决定事项程序及依据或待核】。服务范围限【会档会议表决账目档案整理范围】，乙方只做事务协助，不代替表决、宣布授权成立、选聘物业或处分共有财产。本服务具体起止日期【会档服务起止日期】另行确认，期间调整须双方有效约定。

第2条 原始材料与名单版本

按【会档原件接收编号现状及交接办法】接收议事规则、通知、会议记录、表决或选聘资料及适用名单版本【会档通知会议表决选聘及名单版本或无】。缺签名、缺页、不同版本或真实性争议逐项记待核，整理不追补虚假签名或改变原始投票；仅按真实授权核对必要资格资料。

第3条 分类归档与查询程序

按【会档分类编号目录关联及存储标准】保持原件、目录、电子副本关联，借出、复制及补入资料留日期、来源与处理人。业主依法查阅范围、申请核验、答复时限及脱敏办法【会档合法查阅范围核验时限及脱敏办法】确定，不设置剥夺依法查询权的任意条件；无权者不得访问全量身份或私密记录。

第4条 共有收支与公开异议

共有收入、合理成本、合法支出及原始凭证索引【会档共有收支原凭证索引及分类口径】，账目公开周期范围、异议登记与核查期限【会档公开周期范围及异议核查期限】明确。乙方协助整理公开，不能虚构审计已通过、改造余额或把共同收益据为己有；支出和使用仍按真实有权决定，争议账目标明未核或未决，不销毁不利凭据。

第5条 人员访问与档案保护

指定处理人、保管地点及各级访问权限【会档处理人保管地点及访问权限】确定，目的期限、信息种类方式、保护措施责任与监督【会档处理目的期限种类方式措施职责及监督】明确；未经合法允许不外带原件或另行转委托，数字整理不免原件合理保管责任。仅依法处理履约必要的联系、权限和交接资料，落实真实合法处理依据、必要告知及最小访问权限，不索取与本服务无关的身份、账户或其他资料，不另作营销。确需处理敏感个人信息时，须有特定目的、充分必要性并采取严格保护措施，事前依法特别告知处理必要性及对个人权益的影响，落实依法要求的单独同意或其他适用合法依据、依法不告知的例外。发生或可能发生泄露、篡改、丢失时，乙方立即采取必要保护和补救措施，及时向甲方提供相关事实、影响及处置记录，协助实际负有法定义务的主体依法报告、通知和保护个人权益，不以尚未确认事故为由延误；对外通知及报告依真实处理关系和法律确定，不把甲方内部通知替代法定义务。乙方仅按实际有效委托范围处理资料，协助甲方受理并依法处理个人查阅复制、更正补充、删除等权利请求；未经甲方同意不得转委托，不以本合同替代个人处理依据。

第6条 费用验收与换届交回

按【会档合法费用承担方计价含税标准及付款节点】核费，涉及共有费用先确认真实授权和公开，不替代公共收益使用程序。每阶段按【会档目录完整性验收及缺漏补正期限】核验来源、版本、数量和可查性，未交材料不默认为齐全。任期变动、解除或届满按【会档交回时间有权接收人及权限撤销】完整移交原件目录、未决异议及账目，费用争议不扣留依法必须交回材料；未履行款按【会档应退方式及期限】核退。伪造、遗失、拒交或泄露依法承担责任，协商不成向依法有管辖权人民法院起诉。个人信息委托合同不生效、无效、被撤销或终止时，依法返还或删除受托个人信息，不保留无授权副本；依法确需保存或暂难删除的，按适用规则限于必要存储及保护措施，停止其他处理。

附件清单

1. 业委会原始材料公开账目及交回清单（按对应事项填写并由有关主体确认）

签署

甲方签字或盖章；真实有权签署人及权限【甲方真实有权签署人及权限】；实际签署日期【甲方实际签署日期】。

乙方签字或盖章；真实有权签署人及权限【乙方真实有权签署人及权限】；实际签署日期【乙方实际签署日期】。

附件1 业委会原始材料公开账目及交回清单

本附件记录本次实际业务，未执行、未核验或无该事项时明确写待核或无，不把计划、内部签字写成已完成。

仅在相同计费范围、币种和单位内核账。净实付＝此前原付款总额减同范围此前实退；当前尚付＝最终有效应付减净实付的正余额，超付另核应退。应退本金总额＝此前原付款总额减最终有效应付的正余额，本次前尚退＝应退本金总额减此前实退的正余额，实退后再扣本次实退得退后尚退；此前退款只扣一次。若此前实退超过最终应退，按净实付不足核当前尚付，不另重复加反向退款。另约支出、代收公款及条件性利息分开，不把发票、抵账、预算或未决损失作为已到账。核对过程不得拖延依法应履行的退款或资料返还。

业委会原始材料公开账目及交回清单业务记录

授权核验：真实组织任期签约权限及程序证据【会档实组织任期签约权限及程序证据】；待补或争议授权项【会档实待补争议授权项或无】。

原件名单：实接通知会议表决选聘材料数量版本【会档实通知会议表决选聘材料数量版本】；实名单版本来源及缺漏【会档实名单版本来源及缺漏】。

目录查询：实归档分类编号目录与原件位置【会档实分类编号目录及原件位置】；真实查阅申请核验脱敏交付【会档实查询核验脱敏交付或无】。

共有账目：实共有收入成本支出原凭证索引【会档实共有收入成本支出凭证索引】；实际公开时间范围及异议核查【会档实公开时间范围及异议核查】。

验收交回：真实验收缺漏补正与未决异议【会档实验收补正及未决异议】；实交回原件目录接收人日期和撤权限【会档实交回原件目录人日期及撤权限】。

业委会原始材料公开账目及交回清单款项分别核对

有效服务计费：币种及单位【会档币种及金额单位】；本次真实完成范围和计价依据【会档实完成范围及计价依据】；依法或有效约定减免及证据【会档实有效减免及证据或无】；本范围最终有效应付【会档最终有效应付】。

付款与尚付：此前原付款总额（未扣退款）【会档此前原付款总额】；同范围此前实退【会档此前实退】；当前尚付【会档当前尚付】；约定付款日期及责任方确认账户【会档约定付款日期及确认账户】；本次实付【会档本次实付】；实付日期账户流水【会档实付日期账户流水】；付后尚付【会档付后尚付】。

另约必要支出：项目、真实责任方及合法依据或无【会档另约支出项目责任方及合法依据或无】；确认有效应付【会档另约支出有效应付或无】；此前净实付（原付减已退）【会档另约支出此前净实付或无】；计划付款日期与实际收款账户【会档另约支出计划日及账户或无】；本次实付【会档另约支出本次实付额或无】；实付日期、确认收款账户及流水【会档另约支出实付日期账户流水或无】；尚付或待退【会档另约支出尚付待退或无】。

应退本金：本范围应退本金总额（未扣前退）【会档应退本金总额】；此前退款总额仅扣一次，本次前尚退【会档本次前尚退】；应退履行期限及真实退款方【会档应退期限及真实退款方】；本次实退【会档本次实退】；真实退款日、付款方确认收款账户与流水【会档实退款日账户流水】；退后尚退【会档退后尚退】。

条件性利息与费用：利息、补偿或其他法定款项依据、期间及排重或无【会档条件性款项依据期间及排重或无】；有效应付【会档条件性款项有效应付或无】；此前实付【会档条件性款项此前实付或无】；本次实付【会档条件性款项本次实付或无】；计划履行日和收款账户【会档条件性款项计划日账户或无】；实际日期流水【会档条件性款项实日期流水或无】；尚付或待退【会档条件性款项尚付待退或无】。

双方实核：真实核对人及日期【会档真实双方核对人及日期】；凭证索引及未决项【会档真实凭证索引及未决项】；差额后续履行期限及责任方【会档差额后续期限及责任方或无】。

需要准备的附件

• 业委会原始材料公开账目及交回清单

依据与参考来源

民法典委托、保管及相关物业服务规则；个人信息保护法；涉及业主共同决定和公共收益时依法处理。

• https://www.cac.gov.cn/2020-06/01/c_15925617772683192.htm
• https://htsfwb.samr.gov.cn/View?id=2d7cb2dc-8e13-4dcb-bc17-f60f6598861b
• https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/bgt/art/2023/art_60fb3863b7364b759123a42d1df568ca.html
• https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/bgt/art/2023/art_f716cd25569f491a80528f22e8da464e.html
• https://www.cac.gov.cn/2021-08/20/c_1631050028355286.htm

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