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商务会议报名数据委托协议免费合同模板

在指定会议报名期间受托登记必要信息，约定通知和核销口径、真实交付及退场清理，不将名单转为营销库。

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文件格式：可编辑 Word（.docx） · 模板版本：2026-10 · 页面更新日期：2026-10-08

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适用场景与使用提醒

在指定会议报名期间受托登记必要信息，约定通知和核销口径、真实交付及退场清理，不将名单转为营销库。

报名系统服务不自动成为活动组织者、安保方或票款收款人。主办邀请、参会与另行营销分别核，本稿不能替本人公开名片或头像许可。

• 保密信息的范围
• 使用方式与接触人员
• 保密期限与资料返还

需要填写的 61 项合同信息

填写后可免费生成 Word。未填写项保留为待补齐提示，填写和生成在当前浏览器完成。

• 甲方名称：甲方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 甲方真实身份及签约权限：甲方真实身份及签约权限。对应条款：双方信息
• 甲方实际联系方式：甲方实际联系方式。对应条款：双方信息
• 乙方名称：乙方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 乙方真实身份及签约权限：乙方真实身份及签约权限。对应条款：双方信息
• 乙方实际联系方式：乙方实际联系方式。对应条款：双方信息
• 会议报名会议名称实际主办授权及报名目的：会议报名会议名称实际主办授权及报名目的。对应条款：会议和登记任务
• 会议报名处理开始日：会议报名处理开始日。对应条款：会议和登记任务
• 会议报名处理截止日：会议报名处理截止日。对应条款：会议和登记任务
• 会议报名页面采集确认通知核销等具体指令：会议报名页面采集确认通知核销等具体指令。对应条款：会议和登记任务
• 会议报名姓名工作联系报名状态等最小字段及排除项：会议报名姓名工作联系报名状态等最小字段及排除项。对应条款：必要字段与告知
• 会议报名本人提交渠道告知版本及合法基础：会议报名本人提交渠道告知版本及合法基础。对应条款：必要字段与告知
• 会议报名报名批次接收日期数量缺漏及回执：会议报名报名批次接收日期数量缺漏及回执。对应条款：必要字段与告知
• 会议报名报名修改取消及权利联系渠道：会议报名报名修改取消及权利联系渠道。对应条款：必要字段与告知
• 会议报名系统人员权限环境具体保护及监督：会议报名系统人员权限环境具体保护及监督。对应条款：权限、通知与核销
• 会议报名重复报名身份核销核对及异常规则：会议报名重复报名身份核销核对及异常规则。对应条款：权限、通知与核销
• 会议报名会议通知范围方式及接收对象：会议报名会议通知范围方式及接收对象。对应条款：权限、通知与核销
• 会议报名签到日状态修改依据及未到未核事项：会议报名签到日状态修改依据及未到未核事项。对应条款：权限、通知与核销
• 会议报名报名核销报告字段版本交付期限及接收人：会议报名报名核销报告字段版本交付期限及接收人。对应条款：名单交付与补正
• 会议报名交付日期回执检验差异及补正期限：会议报名交付日期回执检验差异及补正期限。对应条款：名单交付与补正
• 会议报名结束账号链接名单缓存返删期限及证明：会议报名结束账号链接名单缓存返删期限及证明。对应条款：会议结束与注销
• 会议报名法定必要留存依据范围期限与保护：会议报名法定必要留存依据范围期限与保护。对应条款：会议结束与注销
• 会议报名具体秘密点范围版本或无：会议报名具体秘密点范围版本或无。对应条款：秘密范围与合法例外
• 会议报名本项保密开始日：会议报名本项保密开始日。对应条款：秘密范围与合法例外
• 会议报名本项保密截止日或明确终止条件：会议报名本项保密截止日或明确终止条件。对应条款：秘密范围与合法例外
• 会议报名例外事项来源日期及证明：会议报名例外事项来源日期及证明。对应条款：秘密范围与合法例外
• 会议报名普通处理告知主体联系目的方式种类期限及行权程序：会议报名普通处理告知主体联系目的方式种类期限及行权程序。对应条款：个人信息告知和真实处理职责
• 会议报名实际受托双方目的期限方式种类具体措施权责及监督协助或无：会议报名实际受托双方目的期限方式种类具体措施权责及监督协助或无。对应条款：个人信息告知和真实处理职责
• 会议报名具体访问加密留痕安全措施及监督配合：会议报名具体访问加密留痕安全措施及监督配合。对应条款：个人信息告知和真实处理职责
• 会议报名实际事件事实影响补救通知主体对象日期凭据或无：会议报名实际事件事实影响补救通知主体对象日期凭据或无。对应条款：个人信息告知和真实处理职责
• 会议报名本项收费项目计价有效依据币种单位或无：会议报名本项收费项目计价有效依据币种单位或无。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本项应付服务价款总额：会议报名本项应付服务价款总额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名此前实际已付同款价款金额：会议报名此前实际已付同款价款金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名此前同款实际日期账户凭据及截止：会议报名此前同款实际日期账户凭据及截止。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次尚应付价款金额：会议报名本次尚应付价款金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名价款计划支付期限乙方真实账户：会议报名价款计划支付期限乙方真实账户。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次实际支付价款金额：会议报名本次实际支付价款金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次价款实际日期账户凭据：会议报名本次价款实际日期账户凭据。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次价款实付后尚欠余额：会议报名本次价款实付后尚欠余额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名依法本项应返本金总额：会议报名依法本项应返本金总额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名此前实际已返本金金额：会议报名此前实际已返本金金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次尚应返本金金额：会议报名本次尚应返本金金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次实际返本金金额：会议报名本次实际返本金金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次返本后尚返余额：会议报名本次返本后尚返余额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名返本范围依据此前日期凭据：会议报名返本范围依据此前日期凭据。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名返本计划期限甲方真实账户：会议报名返本计划期限甲方真实账户。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次返本实际日期账户凭据：会议报名本次返本实际日期账户凭据。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名利息合法依据利率期间及对应本金：会议报名利息合法依据利率期间及对应本金。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名依法对应利息应付总额：会议报名依法对应利息应付总额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名此前实际已付对应利息金额：会议报名此前实际已付对应利息金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名此前利息实际日期凭据：会议报名此前利息实际日期凭据。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次尚应付利息金额：会议报名本次尚应付利息金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名利息计划支付期限方向收款账户：会议报名利息计划支付期限方向收款账户。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次实际支付对应利息金额：会议报名本次实际支付对应利息金额。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次利息实际日期凭据：会议报名本次利息实际日期凭据。对应条款：本项价款和实际收退
• 会议报名本次利息实付后尚欠余额：会议报名本次利息实付后尚欠余额。对应条款：本项价款和实际收退
• 甲方实际签署人及权限：甲方实际签署人及权限。对应条款：签署
• 乙方实际签署人及权限：乙方实际签署人及权限。对应条款：签署
• 本次实际签署日期：本次实际签署日期。对应条款：签署
• 会议报名本阶段甲方实际确认人权限日期凭据或未确认：会议报名本阶段甲方实际确认人权限日期凭据或未确认。对应条款：附件2 会议报名保护与核对记录
• 会议报名本阶段乙方实际确认人权限日期凭据或未确认：会议报名本阶段乙方实际确认人权限日期凭据或未确认。对应条款：附件2 会议报名保护与核对记录

商务会议报名数据委托协议全文预览

商务会议报名数据委托协议

填写说明：在指定会议报名期间受托登记必要信息，约定通知和核销口径、真实交付及退场清理，不将名单转为营销库。报名系统服务不自动成为活动组织者、安保方或票款收款人。主办邀请、参会与另行营销分别核，本稿不能替本人公开名片或头像许可。本文件为通用起草参考，签署前请结合实际情况核实正文；空白及附件按对应事项填写、确认。

甲方（决定商务会议报名用途的实际主办或授权方）：【甲方名称】；真实身份权限【甲方真实身份及签约权限】；联系方式【甲方实际联系方式】。

乙方（依报名指令采集登记并交名单的受托方）：【乙方名称】；真实身份权限【乙方真实身份及签约权限】；联系方式【乙方实际联系方式】。

第1条 会议和登记任务

对应【会议报名会议名称实际主办授权及报名目的】，处理自【会议报名处理开始日】至【会议报名处理截止日】，动作【会议报名页面采集确认通知核销等具体指令】。乙方不擅收票款、改参会资格、招赞助或代主办办理许可；报名只是状态记录，不确认大会已举办或全部活动安全合规。

第2条 必要字段与告知

字段【会议报名姓名工作联系报名状态等最小字段及排除项】，来源【会议报名本人提交渠道告知版本及合法基础】，实际收件【会议报名报名批次接收日期数量缺漏及回执】。陪同人资料不由报名者一概替同意，健康餐食需求确需先核敏感条件；对参会人员清晰提供【会议报名报名修改取消及权利联系渠道】。

第3条 权限、通知与核销

在【会议报名系统人员权限环境具体保护及监督】按【会议报名重复报名身份核销核对及异常规则】处理，通知【会议报名会议通知范围方式及接收对象】不夹带未经许可营销。核销实际【会议报名签到日状态修改依据及未到未核事项】留原新记录，禁止用姓名批量认定已到、公开全员联系或赠第三方获客。

第4条 名单交付与补正

输出【会议报名报名核销报告字段版本交付期限及接收人】，实交【会议报名交付日期回执检验差异及补正期限】。数量去重、未确认报名与已确认分列，不虚构出席率或客户购买意向；项目收费不混参会票款或赞助款，真实支付方向另按有效约定核。

第5条 会议结束与注销

依【会议报名结束账号链接名单缓存返删期限及证明】撤权限，保留【会议报名法定必要留存依据范围期限与保护】具体，不能以将来展会永久存客群。权利请求和事件由实际处理者负责、受托方及时协助，活动延期或取消先停无必要继续收集并核真实新安排。
双方依法核真实行为、有效义务、因果与损害，不概括免除故意重大过失责任，不以保密阻断个人行权、法定检查或投诉诉讼；同项实际已赔按凭据排重，不设行政罚款。争议可依法向有管辖权人民法院请求救济。

第6条 秘密范围与合法例外

仅业务所列真实非公开资料及【会议报名具体秘密点范围版本或无】受本项保密保护，期限自【会议报名本项保密开始日】至【会议报名本项保密截止日或明确终止条件】。公开、可证独立开发、披露前合法持有或从有权第三方合法取得的具体内容按【会议报名例外事项来源日期及证明】核；非法取得后再加工不成为独立开发。依法必须向监管、司法或职业检查提供时限必要范围，法律允许且不延误程序才先通知资料有权方并申请秘密保护；依法禁止告知的遵守。保密不创造全部数据所有权、知识产权许可或无限禁用公共知识。

第7条 个人信息告知和真实处理职责

确有个人信息时，真正处理者先用【会议报名普通处理告知主体联系目的方式种类期限及行权程序】记录身份联系、必要目的方式种类、保存期限和查阅复制、更正删除、异议及便捷撤回基于同意事项的渠道；撤回不影响此前合法处理。依法无需同意、无需告知的具体条件另核，不将本稿甲乙签署替他人同意。实际向独立处理者提供，先依法告知接收者名称联系方式目的方式种类，同意基础下依法取得本人单独同意；共同决定时明确真实共同职责，不限制本人向任一方行权。确需敏感信息限特定目的、充分必要和严格保护，依法事前特别告知必要性与个人权益影响，同意基础下依法单独同意；无必要不收完整证件、健康、金融或轨迹信息。涉及不满十四周岁依法取得父母或其他监护人同意并制定专门规则，不凭年龄未核即开放。
确有指令委托时，真正委托和受托双方先完整确认【会议报名实际受托双方目的期限方式种类具体措施权责及监督协助或无】，未完整共同确认不先提供；实际保护依【会议报名具体访问加密留痕安全措施及监督配合】执行，受托方不超指令，未经真正委托方同意不转委托，依法禁止的即使同意也不转；协助真正处理者依法办理本人权利请求和所需通知。委托合同不生效、无效、被撤销或终止返还删除不得保留，依法须保存或技术暂难删除仅限必要存储和保护。自身处理发生或可能发生泄漏、篡改、丢失时立即必要保护补救，并依法通知履行保护职责部门与个人；依法免个人通知的真实条件另核，不免部门通知。真正受托方立即必要保护补救，及时向真正委托方报告事实影响并协助其依法通知，记录【会议报名实际事件事实影响补救通知主体对象日期凭据或无】。依法须事前个人信息保护影响评估时在真实责任范围先完成，保留法定所需评估报告及处理情况记录；不把所有本稿资料视为同一法定留存年限，不凭本稿自动准许出境或另用途。

第8条 本项价款和实际收退

只有真实本项收费约定时核甲付乙，项目和币种金额单位【会议报名本项收费项目计价有效依据币种单位或无】；不同币种分列，不造汇率。应付总额【会议报名本项应付服务价款总额】减此前同范围累计实付【会议报名此前实际已付同款价款金额】，此前事实按【会议报名此前同款实际日期账户凭据及截止】核；所得本次尚付【会议报名本次尚应付价款金额】最低零；计划【会议报名价款计划支付期限乙方真实账户】与实际【会议报名本次实际支付价款金额】、【会议报名本次价款实际日期账户凭据】分别记，付后尚欠【会议报名本次价款实付后尚欠余额】最低零。
确需乙返甲本金，依法应返总额【会议报名依法本项应返本金总额】减此前同款实返【会议报名此前实际已返本金金额】，核本次尚返【会议报名本次尚应返本金金额】；实际返【会议报名本次实际返本金金额】后余退【会议报名本次返本后尚返余额】最低零，原因及此前事实【会议报名返本范围依据此前日期凭据】、计划【会议报名返本计划期限甲方真实账户】与本次【会议报名本次返本实际日期账户凭据】独立。只按真实依法或有效约定利息基础【会议报名利息合法依据利率期间及对应本金】核同原因期间总额【会议报名依法对应利息应付总额】，减前实付【会议报名此前实际已付对应利息金额】，此前事实按【会议报名此前利息实际日期凭据】核；所得【会议报名本次尚应付利息金额】最低零；计划【会议报名利息计划支付期限方向收款账户】、实付【会议报名本次实际支付对应利息金额】、事实【会议报名本次利息实际日期凭据】与付后尚欠【会议报名本次利息实付后尚欠余额】分开。对应本金已实际归还的其后不再计息，未有依据不新增付息。超付超退按真实原因金额凭据依法另核，不负值自动反向成债，不默认抵销；原业务账款、奖励、代收转付与本服务款分开。

附件清单

1. 会议报名业务与实际记录（按对应事项填写并由有关主体确认）

2. 会议报名保护与核对记录（按对应事项填写并由有关主体确认）

签署

甲方实际签署【甲方实际签署人及权限】

乙方实际签署【乙方实际签署人及权限】

本次实际签署日期【本次实际签署日期】

附件1 会议报名业务与实际记录

计划、实际发生、未核与未确认分开记录；真实逐项清单和回执可附后，注明对应版本与主体。未参加第三人不因甲乙填写本表承担义务。

会议报名业务清单

会议任务期间：【会议报名会议名称实际主办授权及报名目的】；【会议报名处理开始日】至【会议报名处理截止日】；【会议报名页面采集确认通知核销等具体指令】

字段来源收件：【会议报名姓名工作联系报名状态等最小字段及排除项】；【会议报名本人提交渠道告知版本及合法基础】；【会议报名报名批次接收日期数量缺漏及回执】；【会议报名报名修改取消及权利联系渠道】

通知核销：【会议报名系统人员权限环境具体保护及监督】；【会议报名重复报名身份核销核对及异常规则】；【会议报名会议通知范围方式及接收对象】；【会议报名签到日状态修改依据及未到未核事项】

交付结束：【会议报名报名核销报告字段版本交付期限及接收人】；【会议报名交付日期回执检验差异及补正期限】；【会议报名结束账号链接名单缓存返删期限及证明】；【会议报名法定必要留存依据范围期限与保护】

附件2 会议报名保护与核对记录

本表只核本项真实甲乙价款，原业务资金、第三人款和奖励分开；总额、前实付、本次尚付、本次实付和给付后余额独立，计划期限账户与实际日期凭据分别记录，无收费或付息依据填无。

会议报名保护核对明细

秘密边界与期限：【会议报名具体秘密点范围版本或无】；【会议报名本项保密开始日】至【会议报名本项保密截止日或明确终止条件】；【会议报名例外事项来源日期及证明】

普通告知及真实受托：【会议报名普通处理告知主体联系目的方式种类期限及行权程序】；【会议报名实际受托双方目的期限方式种类具体措施权责及监督协助或无】；【会议报名具体访问加密留痕安全措施及监督配合】

真实事件与本阶段核对：【会议报名实际事件事实影响补救通知主体对象日期凭据或无】；甲方【会议报名本阶段甲方实际确认人权限日期凭据或未确认】；乙方【会议报名本阶段乙方实际确认人权限日期凭据或未确认】。只确认真实发生的本阶段，录入姓名不代本人签认，不预认未来已经交付、删除或通过。

价款总额与真实支付：【会议报名本项收费项目计价有效依据币种单位或无】；总应付【会议报名本项应付服务价款总额】；前实付【会议报名此前实际已付同款价款金额】；【会议报名此前同款实际日期账户凭据及截止】；本次尚付【会议报名本次尚应付价款金额】；【会议报名价款计划支付期限乙方真实账户】；本次实付【会议报名本次实际支付价款金额】；【会议报名本次价款实际日期账户凭据】；付后余额【会议报名本次价款实付后尚欠余额】

本金真实返还：总应返【会议报名依法本项应返本金总额】；前实返【会议报名此前实际已返本金金额】；【会议报名返本范围依据此前日期凭据】；本次尚返【会议报名本次尚应返本金金额】；【会议报名返本计划期限甲方真实账户】；本次实返【会议报名本次实际返本金金额】；【会议报名本次返本实际日期账户凭据】；返后余额【会议报名本次返本后尚返余额】

仅有合法依据的利息：【会议报名利息合法依据利率期间及对应本金】；总应付【会议报名依法对应利息应付总额】；前实付【会议报名此前实际已付对应利息金额】；【会议报名此前利息实际日期凭据】；本次尚付【会议报名本次尚应付利息金额】；【会议报名利息计划支付期限方向收款账户】；本次实付【会议报名本次实际支付对应利息金额】；【会议报名本次利息实际日期凭据】；付后余额【会议报名本次利息实付后尚欠余额】

需要准备的附件

• 会议报名业务与实际记录
• 会议报名保护与核对记录

依据与参考来源

依实际适用个人信息保护、网络数据安全、民法典和具体研究或专业业务规则核实；本稿未获法律认证。

• https://www.court.gov.cn/zixun/xiangqing/233181.html
• https://www.cac.gov.cn/2021-08/20/c_1631050028355286.htm
• https://www.cac.gov.cn/2025-12/29/c_1768735112911946.htm
• https://xzfg.moj.gov.cn/mobile/law/detail?LawID=1734
• https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/fgs/art/2023/art_3737890d856a4e44a8ea07c50c90c116.html
• https://htsfwb.samr.gov.cn/View?id=6cdbe704-5a82-4dfe-822f-8cbb60528321

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