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展会商务洽谈席位预约与资料交接服务合同免费合同模板

适用于甲方委托乙方对特定展会商务洽谈席位进行预约管理、现场签到及指定资料交接的场景；乙方不承担成交价格保证、签约授权或交易收款义务。

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文件格式：可编辑 Word（.docx） · 模板版本：2026-10 · 页面更新日期：

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适用场景与使用提醒

适用于甲方委托乙方对特定展会商务洽谈席位进行预约管理、现场签到及指定资料交接的场景；乙方不承担成交价格保证、签约授权或交易收款义务。

请双方确认席位实际开放时段、现场对接人及资料分级规则；预约确认不等同于交易成立，所有费用结算与取消责任均以实际发生并经双方确认的记录为准。

  • 执行方案与场地方要求
  • 工期、验收与费用
  • 安全、成果与取消结算

需要填写的 39 项合同信息

填写后可免费生成 Word。未填写项保留为待补齐提示，填写和生成在当前浏览器完成。

  • 甲方名称：甲方名称（必填）。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位甲方登记身份：洽谈席位甲方登记身份。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位甲方地址联络：洽谈席位甲方地址联络。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位甲方签署权限：洽谈席位甲方签署权限。对应条款：双方信息
  • 乙方名称：乙方名称（必填）。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位乙方登记资格：洽谈席位乙方登记资格。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位乙方地址联络：洽谈席位乙方地址联络。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位乙方签署权限：洽谈席位乙方签署权限。对应条款：双方信息
  • 洽谈席位场次权限时段：洽谈席位场次权限时段。对应条款：席位权限与预约对象
  • 洽谈席位容量轮次间隔：洽谈席位容量轮次间隔。对应条款：席位权限与预约对象
  • 洽谈席位对象联系依据：洽谈席位对象联系依据。对应条款：席位权限与预约对象
  • 洽谈席位工作权限排除：洽谈席位工作权限排除。对应条款：席位权限与预约对象
  • 洽谈席位预约取消候补：洽谈席位预约取消候补。对应条款：排期冲突与现场人员
  • 洽谈席位冲突改期反馈：洽谈席位冲突改期反馈。对应条款：排期冲突与现场人员
  • 洽谈席位人员设备协作：洽谈席位人员设备协作。对应条款：排期冲突与现场人员
  • 洽谈席位异常应急：洽谈席位异常应急。对应条款：排期冲突与现场人员
  • 洽谈席位现场应急协作分工：洽谈席位现场应急协作分工。对应条款：排期冲突与现场人员
  • 洽谈席位资料版号接收：洽谈席位资料版号接收。对应条款：资料目录与实际交接
  • 洽谈席位交付复制回收：洽谈席位交付复制回收。对应条款：资料目录与实际交接
  • 洽谈席位签到领料事实：洽谈席位签到领料事实。对应条款：资料目录与实际交接
  • 洽谈席位成果验收期限：洽谈席位成果验收期限。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位追加预算批准：洽谈席位追加预算批准。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位结束交回删除：洽谈席位结束交回删除。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位信息保护方式联系：洽谈席位信息保护方式联系。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位应急联系人及联络方式：洽谈席位应急联系人及联络方式。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位异常响应时限：洽谈席位异常响应时限。对应条款：成果验收、追加与退出
  • 洽谈席位费用币种报酬含税：洽谈席位费用币种报酬含税。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位成本追加批准：洽谈席位成本追加批准。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位约定预付金额：洽谈席位约定预付金额。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位约定预付节点：洽谈席位约定预付节点。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位阶段付款账户票据：洽谈席位阶段付款账户票据。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位取消延期移交：洽谈席位取消延期移交。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位本次返还期限：洽谈席位本次返还期限。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位返还核实账户：洽谈席位返还核实账户。对应条款：费用、取消与有据核账
  • 洽谈席位交付通知保管：洽谈席位交付通知保管。对应条款：记录交付与争议处理
  • 洽谈席位甲方实际签署：洽谈席位甲方实际签署。对应条款：签署
  • 洽谈席位甲方实际签署日：洽谈席位甲方实际签署日。对应条款：签署
  • 洽谈席位乙方实际签署：洽谈席位乙方实际签署。对应条款：签署
  • 洽谈席位乙方实际签署日：洽谈席位乙方实际签署日。对应条款：签署

展会商务洽谈席位预约与资料交接服务合同全文预览

展会商务洽谈席位预约与资料交接服务合同

填写说明：适用于甲方委托乙方对特定展会商务洽谈席位进行预约管理、现场签到及指定资料交接的场景；乙方不承担成交价格保证、签约授权或交易收款义务。请双方确认席位实际开放时段、现场对接人及资料分级规则；预约确认不等同于交易成立，所有费用结算与取消责任均以实际发生并经双方确认的记录为准。本文件为通用起草参考，签署前请结合实际情况核实正文；空白及附件按对应事项填写、确认。

甲方（有权安排本次洽谈席位的单位）：【甲方名称】；登记和必要身份：【洽谈席位甲方登记身份】；地址与联络：【洽谈席位甲方地址联络】；实际签署权限：【洽谈席位甲方签署权限】。

乙方（实际执行预约与资料交接的服务者）：【乙方名称】；登记及实际必要资格：【洽谈席位乙方登记资格】；地址与联络：【洽谈席位乙方地址联络】；实际签署权限：【洽谈席位乙方签署权限】。

第1条 席位权限与预约对象

展会场次、席位位置、甲方真实可安排权限及开放时段【洽谈席位场次权限时段】，席位容量、单轮时长与需预留周转时间【洽谈席位容量轮次间隔】，邀请对象、联系授权及本次预约目的【洽谈席位对象联系依据】。服务只限预约、签到和指定资料收发【洽谈席位工作权限排除】，不代甲方谈价签约、不收交易款、不保证成交，也不替非签约的来访者承诺保密。

第2条 排期冲突与现场人员

预约渠道、确认及取消截止时间、候补规则【洽谈席位预约取消候补】，重复预约发现方式、改期须确认者和通知反馈【洽谈席位冲突改期反馈】，现场人员、签到工具和主办方设备协作【洽谈席位人员设备协作】。甲方确认的席位权益受本场实际规则约束，乙方不得无授权挪用他人席位；迟到、爽约或临时闭场的处理及应急联系【洽谈席位异常应急】列明，不私自公开参与名单。
现场发生设备突发故障、第三方系统冲突或非归责于乙方的场地临时调整时，【洽谈席位现场应急协作分工】；乙方应按实际过错与原因承担责任，并尽合理减损义务。

第3条 资料目录与实际交接

每份资料的名称版号、份数、密级和允许接收者【洽谈席位资料版号接收】，纸件或电子交付方式、允许复制和回收条件【洽谈席位交付复制回收】确认。需要第三方保密承诺的，由实际权利人另与真实接收者签署，未办妥前不交受限资料。每轮预约确认、实际签到、资料领取人日期数量和未领余件【洽谈席位签到领料事实】记录；发出邮件不等于已由目标者接收，不预填已到场。

第4条 成果验收、追加与退出

提交最终时段表、真实签到、冲突处理、资料台账和待办目录，验收者与复核期限【洽谈席位成果验收期限】列明，漏约、错交应及时补救并依法担责。新增席位时长、工作人员或印刷的预算单价及批准【洽谈席位追加预算批准】先确认，延期取消按实际工作和依法应担费用核对。结束后设备归还、未发资料与必要联系人记录交回删除【洽谈席位结束交回删除】确认，不把未成交算服务失败，也不以保密为名长期占有甲方资料。
甲方委托乙方按约定目的处理预约、联络资料时，双方核明必要信息种类、联络处理方式、期限及保护措施【洽谈席位信息保护方式联系】；甲方依法监督，乙方仅在合法指示和必要权限内使用，采取必要安全措施，未经甲方同意不得转委托。乙方协助处理个人查阅、更正、删除等合法请求；发现或可能发生信息泄露、篡改、丢失，立即采取补救并告知甲方，协助依法通知主管部门及个人，不以内部交接代替应履行的通知。委托结束后按约定返还或删除，依法不能删除的仅作必要存储和保护，不继续用于联络营销。
在发生延期、取消或暂停等履约异常时，甲方或主办方指定的应急联系人【洽谈席位应急联系人及联络方式】，乙方应在【洽谈席位异常响应时限】内启动相应处理并留存真实记录。

第5条 费用、取消与有据核账

本次洽谈席位工作的币种、报酬计价与含税总价【洽谈席位费用币种报酬含税】，另计成本范围、单价和事前追加批准【洽谈席位成本追加批准】，预付款金额【洽谈席位约定预付金额】及到期节点【洽谈席位约定预付节点】，阶段付款条件、收款账户和票据【洽谈席位阶段付款账户票据】明确。未经确认的升级、加班或代购不自动计费，必要紧急支出按真实原因依法核对。取消、延期或暂停的通知人、最迟通知节点和移交安排【洽谈席位取消延期移交】列明，按实际合格已做工作、经批准且无法合理避免的支出、第三方可退费和依法应担损失分别核账，尽合理减损义务；违约取消与不归责原因区别，不一律收全额未做费用。若属于有偿委托的依法解除，可依法核对直接损失及合同履行后可得利益，不与已付报酬、同一损失重复受偿。乙方自身违约不借取消条款免责。若发生退款，本次应退本金以实际收到款项扣除合法应扣及此前实退本金为基础，依法应付利息另列；负余额须核明真实欠款依据，不自动造出补款。返还期限【洽谈席位本次返还期限】与核实收款账户【洽谈席位返还核实账户】预先确认，未结争议不无限扣留无争议款。

第6条 记录交付与争议处理

实际交付人、接收人、通知方式、文件版本和必要保存期限【洽谈席位交付通知保管】留真记录，只在实际检查范围签认，不预签全部完成。履约所需个人信息和商业资料按合法、必要范围处理，禁止擅作营销或公开宣传；依法披露及已合法公开信息不作永久秘密限制。出现危险先止损、必要救助并向应报告者报告，按实际过错和原因处理责任，不排除依法人身损害或故意、重大过失责任。违约先采取适当补救，同一损失不重复受偿；无法协商时依法向有管辖权法院起诉。

签署

甲方（【甲方名称】）实际签名或盖章：【洽谈席位甲方实际签署】；日期：【洽谈席位甲方实际签署日】。

乙方（【乙方名称】）实际签名或盖章：【洽谈席位乙方实际签署】；日期：【洽谈席位乙方实际签署日】。

需要准备的附件

    依据与参考来源

    《中华人民共和国民法典》；依法适用本次活动的安全、个人信息保护及知识产权要求

    关于这份免费合同模板

    展会商务洽谈席位预约与资料交接服务合同模板是免费的吗？

    是。法眼免费提供全文查看、在线填写和 Word 下载；下载需登录，仍然免费。需要进一步审核合同内容时，再登录开始审核。

    这份模板适合哪些情况？

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    本模板是通用起草参考。签署前请核实交易事实、选择项和责任约定，补齐空白与附件；模板不等于针对具体交易完成的法律审核。