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档案扫描设备租赁合同免费合同模板

租用档案扫描设备并测试进纸、双面及输出功能，明确原件保护、设备缓存、生成数据存储与返还清理的分工。

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文件格式：可编辑 Word（.docx） · 模板版本：2026-10 · 页面更新日期：2026-10-08

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适用场景与使用提醒

租用档案扫描设备并测试进纸、双面及输出功能，明确原件保护、设备缓存、生成数据存储与返还清理的分工。

设备租赁不默认包含代扫描、OCR准确率保证或档案整理保管。涉密档案和敏感个人信息必须另核实际处理条件，不得用普通设备租赁取得无限资料访问权限。

• 租赁标的信息与使用用途
• 租期、租金与押金
• 维修、交付与退租安排

需要填写的 34 项合同信息

填写后可免费生成 Word。未填写项保留为待补齐提示，填写和生成在当前浏览器完成。

• 甲方名称：甲方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 出租方登记身份签约权限：出租方登记身份签约权限。对应条款：双方信息
• 乙方名称：乙方名称（必填）。对应条款：双方信息
• 承租方登记身份有权签署人：承租方登记身份有权签署人。对应条款：双方信息
• 扫描纸张尺寸装订模式：扫描纸张尺寸装订模式。对应条款：设备清单与档案适配
• 扫描输出格式驱动环境：扫描输出格式驱动环境。对应条款：设备清单与档案适配
• 扫描交付运输安装：扫描交付运输安装。对应条款：安装试扫与原件保护
• 扫描确认人操作培训：扫描确认人操作培训。对应条款：安装试扫与原件保护
• 扫描样页进纸双面输出测试：扫描样页进纸双面输出测试。对应条款：安装试扫与原件保护
• 扫描租期延租批准：扫描租期延租批准。对应条款：租期、计费和保障金
• 扫描计费耗材运装费用：扫描计费耗材运装费用。对应条款：租期、计费和保障金
• 扫描付款账户节点：扫描付款账户节点。对应条款：租期、计费和保障金
• 扫描押金退还程序方式时限：扫描押金退还程序方式时限。对应条款：租期、计费和保障金
• 扫描价款押金币种金额单位：扫描价款押金币种金额单位。对应条款：租期、计费和保障金
• 扫描存储缓存联网路径：扫描存储缓存联网路径。对应条款：数据路径、权限与清除
• 扫描必要账户人员权限：扫描必要账户人员权限。对应条款：数据路径、权限与清除
• 扫描备份保存清除方式：扫描备份保存清除方式。对应条款：数据路径、权限与清除
• 扫描报障停用备机：扫描报障停用备机。对应条款：卡纸故障与恢复使用
• 扫描维修取机资料保护：扫描维修取机资料保护。对应条款：卡纸故障与恢复使用
• 扫描返还地点时间验机人：扫描返还地点时间验机人。对应条款：返还测试和结清
• 扫描损坏检测费用折旧：扫描损坏检测费用折旧。对应条款：返还测试和结清
• 扫描正式通知：扫描正式通知。对应条款：返还测试和结清
• 出租方有权签署人：出租方有权签署人。对应条款：签署
• 承租方有权签署人：承租方有权签署人。对应条款：签署
• 出租方签署日期：出租方签署日期。对应条款：签署
• 承租方签署日期：承租方签署日期。对应条款：签署
• 扫描主机序列进纸件原损：扫描主机序列进纸件原损。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描样页输出计数测试结果：扫描样页输出计数测试结果。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描实存联网缓存账户：扫描实存联网缓存账户。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描备份验证清除范围结果：扫描备份验证清除范围结果。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描未清介质隔离交接：扫描未清介质隔离交接。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描返还功能费用押金异议：扫描返还功能费用押金异议。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描实际交付日期双方确认凭证异议：扫描实际交付日期双方确认凭证异议。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表
• 扫描实际返还日期双方确认凭证未结项：扫描实际返还日期双方确认凭证未结项。对应条款：附件1 扫描设备及数据清理交接表

档案扫描设备租赁合同全文预览

档案扫描设备租赁合同

填写说明：租用档案扫描设备并测试进纸、双面及输出功能，明确原件保护、设备缓存、生成数据存储与返还清理的分工。设备租赁不默认包含代扫描、OCR准确率保证或档案整理保管。涉密档案和敏感个人信息必须另核实际处理条件，不得用普通设备租赁取得无限资料访问权限。本文件为通用起草参考，签署前请结合实际情况核实正文；空白及附件按对应事项填写、确认。

甲方（实际有权出租的设备出租人）：【甲方名称】；登记或必要身份及签约权限：【出租方登记身份签约权限】。

乙方（为约定商用任务承租设备的单位或经营者）：【乙方名称】；登记或必要身份及有权签署人：【承租方登记身份有权签署人】。

第1条 设备清单与档案适配

甲方有权出租的扫描主机、进纸件和附件见《扫描设备及数据清理交接表》，具体型号序列及原状逐项记录。拟扫描纸张尺寸、装订形式和可用模式【扫描纸张尺寸装订模式】，需支持的输出格式及驱动环境【扫描输出格式驱动环境】先核；甲方不将“能通电”当成符合档案适配。租赁不含代扫描、OCR校对或长期原件保管，不因本合同默认可以处理涉密资料。

第2条 安装试扫与原件保护

交付时间地点、运输及安装分工【扫描交付运输安装】，双方现场确认人和操作培训【扫描确认人操作培训】，用非敏感样页测试进纸、双面、页面遗漏及输出【扫描样页进纸双面输出测试】并记录。不得为试机私自拆解原档案或把珍贵原件强行送入不适用进纸器；乙方按说明使用，甲方应提示设备已知卡纸和装订限制。既有缺页与设备造成破损分别留证，试扫通过不排除未显现缺陷。

第3条 租期、计费和保障金

起止时间与延租批准【扫描租期延租批准】，日月或其他计费单位、明列耗材运装费用【扫描计费耗材运装费用】，付款账户节点【扫描付款账户节点】约定；计数收费时确认起始计数和重复失败页算法，不能将设备故障重扫全部当成功产量。押金金额、退还方式程序及时限【扫描押金退还程序方式时限】明列，额外维护不得无凭追加。因设备不适用或故障需停租依法按责任结算，不能用已收押金抵掉依法应退的租金余额而不作实际核算。各项租金、押金及其他费用应填写实际币种和金额单位【扫描价款押金币种金额单位】，计价与结算凭证保持一致，不以未填写金额视为已付。

第4条 数据路径、权限与清除

扫描输出保存在乙方指定的实际位置，设备内置存储、驱动缓存、临时文件和是否联网【扫描存储缓存联网路径】逐项核查；必要账户和可接触人员权限【扫描必要账户人员权限】，备份验证、保存期限及交还前清除方式【扫描备份保存清除方式】约定。未经合法授权甲方不得查看、复制、上传或宣传档案内容；需维修读取数据时先限定范围，敏感和涉密资料按实际法规条件处理，不能用一次租约授权替代所需义务。乙方先确认可用备份再清除，无法擦除的介质采取双方合法确认的隔离或换介质措施，不冒称已彻底删除。

第5条 卡纸故障与恢复使用

报障联系人、停用范围及备机安排【扫描报障停用备机】，维修权限、取机和资料保护【扫描维修取机资料保护】明确。乙方按适用步骤停机保全原件，不能为赶工暴力拉纸；甲方及时维修并承担依约应负费用，如经核实非乙方过错致设备需维修且影响使用，依法减租或延租。原件毁损、数据泄露或扫描丢页分别查原因、补救及真实损失，甲方不因仅出租设备一概免除自己的安全和维修义务。

第6条 返还测试和结清

返还地点时间、验机人员【扫描返还地点时间验机人】，对照出库功能、计数、耗材及附件，正常磨损不索赔；资料清理实际结果和仍未完成项写附件，不以外观签收替代数据处置。损坏检测、可修复费用与折旧证据【扫描损坏检测费用折旧】由双方核，无争议押金余额及时按约返还，异议不妨碍另依法处理。双方签署生效，未经合法同意不转租、擅改用途，通知【扫描正式通知】，协商调解不成依法诉讼。

附件清单

1. 扫描设备及数据清理交接表（按对应事项填写并由有关主体确认）

签署

甲方（【甲方名称】）有权代表签字或盖章：【出租方有权签署人】

乙方（【乙方名称】）有权代表签字或盖章：【承租方有权签署人】

签署日期：甲方【出租方签署日期】；乙方【承租方签署日期】

附件1 扫描设备及数据清理交接表

使用实测与数据处置分别签认，不记录无必要的档案全文；不能清除的存储件单列实际措施。

交付与返还分别在实际发生时记录日期、双方有权经办人的实际签名或合法确认凭证及保留异议；未发生、未确认或未完成的项目如实标明，不把主合同预先签署当成未来交接完成。填写经办人姓名不等于实际签署，需保留对应签认原件或合法电子确认凭证。

扫描交付实项

主机序列配件、进纸件与原损：【扫描主机序列进纸件原损】

样页、输出、起始计数及测试结果：【扫描样页输出计数测试结果】

实际存储、联网、缓存和账户：【扫描实存联网缓存账户】

备份验证及清除范围方法结果：【扫描备份验证清除范围结果】

未能清除的介质及隔离交接：【扫描未清介质隔离交接】

返还功能计数、费用押金及异议：【扫描返还功能费用押金异议】

实际交付日期、双方确认凭证及异议：【扫描实际交付日期双方确认凭证异议】

实际返还日期、双方确认凭证及未结项：【扫描实际返还日期双方确认凭证未结项】

需要准备的附件

• 扫描设备及数据清理交接表

依据与参考来源

《中华人民共和国民法典》及实际适用的设备、无线电和信息保护规则

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